Project- en programmamanagement

We leven in een wereld die non-stop in transitie is. Ook organisaties zijn continu aan verandering onderhevig. Om verandering gecontroleerd te laten verlopen, is het slim om deze aan te sturen vanuit een tijdelijke project- of programma organisatie.

De voordelen van een project of programma

In tijden van verandering is het essentieel om gestructureerd en doelgericht te werk te gaan. Het organiseren van verandering via een tijdelijke project- of programmaorganisatie biedt de flexibiliteit en focus die nodig zijn om complexe trajecten succesvol te doorlopen. Het scheiden van de verandering (change) van de normale werkzaamheden (run) levert veel voordelen op:

1. Focus en doelgerichtheid

Een tijdelijke project- of programmaorganisatie is specifiek opgezet om een bepaald doel te bereiken. Dit zorgt voor een duidelijke focus en maakt het eenvoudiger om alle betrokkenen op één lijn te houden. Zonder de dagelijkse operationele druk kan het team zich volledig richten op de verandering.

2. Flexibiliteit en snelheid

In een snel veranderende omgeving is wendbaarheid cruciaal. Een tijdelijke organisatie kan snel inspelen op veranderingen in de omgeving of binnen de organisatie zelf, omdat ze minder gebonden is aan de structuren en procedures van de vaste organisatie.

3. Betrokkenheid en eigenaarschap

Project- en programmamanagement moedigt eigenaarschap aan bij teamleden. Omdat het team werkt aan een duidelijk afgebakend doel, zijn de lijnen kort en is de betrokkenheid vaak hoog. Dit leidt tot meer verantwoordelijkheid en betere resultaten.

Heb jij ondersteuning nodig in jouw tijdelijke veranderorganisatie? Wil je de slagingskans van je project of programma maximaliseren? Wij helpen je graag:

Projectmanagement ondersteuning (PMO)

De juiste ondersteuning bij een project of programma is onmisbaar. Het verlicht administratieve lasten van project- en programmamanagers door werkzaamheden op het gebied van documentatie, rapportage en planning over te nemen. Hierdoor kunnen de project- en programmamanagers zich focussen op de strategische en leidinggevende werkzaamheden.

Een PMO is de rechterhand van de project- of programmamanager en houdt zich bezig met het uitwerken en voorbereiden van besluitvormings- en visiedocumentatie, afstemming met stakeholder, organiseren en faciliteren van werksessies, offsites en andere evenementen. Ook houdt een PMO zich bezig met de ondersteuning van het projectteam in het organiseren, voorbereiden en notuleren van projectvergaderingen en pakt daarnaast deelprojecten op. Een PMO pakt verantwoordelijkheid voor het opstellen, bijhouden en bewaken van de projectadministratie zoals (deel)projectplanningen, actielijsten, risico's, financiën en voortgangsrapportages.

Wij kunnen helpen bij het opzetten van een project- of programmamanagement office en we kunnen de PMO functie tijdelijk invullen. Onze PMO's zijn kwalitatief, mensgericht en flexibel. Ze kunnen zelfstandig aan de slag en zijn snel productief. Ze brengen een scherpe, frisse blik en zorgen voor verjonging, creativiteit en dynamiek.

De meerwaarde van een Project Management Officer

Business analyse

Wat moet er gebeuren om dit project te laten slagen? Wanneer is het project af? Wat moeten we precies opleveren om onze klant tevreden te stellen? Vaak zijn er verschillende belevingen binnen één organisatie van wat 'af' en 'goed' is.

Een effectieve business analyse zorgt ervoor dat je alle waardevolle informatie uit je systemen, data en medewerkers haalt en dit weet te vertalen naar mogelijke oplossingen. Dit betekent het identificeren van de werkelijke behoeften van de business, het vertalen van deze behoeften naar duidelijke specificaties voor ontwikkelaars en het optimaliseren van processen. Door de juiste informatie op een begrijpelijke manier te presenteren, wordt het makkelijker om projecten succesvol te managen en te sturen.

Onze consultants zijn analytisch, kritisch en resultaatgericht. Ze bezitten de meeste actuele kennis en kunnen deze toepassen in verschillende rollen. Dit kan zijn als data analist, informatie analist, scrummaster of product owner. Zo helpen we om het maximale uit jouw organisatie te halen.

De meerwaarde van een Business Analist

Complexe projecten en programma's tot een succesvol einde brengen

Wij organiseren project- en programmamanagement passend bij de grootte van de verandering. Zonder onnodige opsmuk, maar in de juiste balans met de te realiseren verandering. Bij het opzetten of bemensen van een project- of programmaorganisatie houden wij rekening met:

1. Heldere structuur en rollen

Zorg voor een duidelijke organisatiestructuur waarin verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder zijn vastgelegd. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht. In complexe projecten en programma's brengen we structuur en inzicht door de programma-hygiëne op orde te brengen. Door financiën, risico’s, afspraken in kaart te brengen en te managen is het voor alle betrokken stakeholders duidelijk hoe de verandering ervoor staat. Wij houden overzicht, bewaken deadlines en zorgen ervoor dat alle teamleden optimaal presteren. Dat geeft rust en focus.

2. Effectieve communicatie

Goede communicatie is de sleutel tot succes. Richt vaste overlegstructuren in en zorg voor regelmatige updates naar alle betrokkenen. Transparantie en een open cultuur dragen bij aan een soepel verloop van het project of programma. Onze project- en programmamanagers zijn vakmensen die integriteit hoog in het vaandel hebben staan: we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen.

3. Flexibele planning en beheersing

Hoewel een gedegen planning essentieel is, is het net zo belangrijk om ruimte te laten voor aanpassingen. Een goed project- of programmamanagement biedt een kader waarbinnen flexibiliteit mogelijk is zonder de grip te verliezen. Wij combineren onze expertise in methodologieën zoals Agile, Scrum en Prince2 met een unieke benadering die gericht is op persoonlijke drijfveren en kwetsbaarheden. Een methode is fijn en biedt houvast, maar we aarzelen niet om bij te sturen als dat nodig is.

4. Sterk leiderschap

Leiderschap binnen een project- of programmaorganisatie vereist visie en het vermogen om teams te motiveren. Een goede project- of programmamanager houdt het einddoel in zicht, neemt beslissingen en zorgt voor de nodige ondersteuning om obstakels te overwinnen. Wij hebben voortdurend aandacht voor de onderstroom: wat wordt niet uitgesproken, maar is wel écht belangrijk binnen het project of programma?

Project- en programmamanagers: gecontroleerd werken aan verandering

Wij geloven niet in een ‘one-size-fits-all’ aanpak als het aankomt op veranderen. Een project of programma moet passen bij de organisatie en haar specifieke karakteristieken. Wij werken dan ook aan een project- of programma organisatie die past bij de specifieke uitdagingen en context met als doel om zo gecontroleerd te kunnen veranderen.

Hierbij is balans een sleutelwoord. Kortetermijndoelstellingen moeten rijmen met lange termijn doelen, ambities moeten matchen met het verandervermogen van de organisatie en controle en flexibiliteit moeten in evenwicht zijn. Alleen dan wordt er gecontroleerd voortgang geboekt en ben je nog in staat om bij te sturen indien nodig.

We helpen je graag bij het bepalen van een project- of programma inrichting die past bij jouw verandering en context. Of onderzoeken samen met je hoe we de balans weer kunnen terugbrengen wanneer deze verstoord is.