Betere resultaten door Project Management Office bij Ymere
Woningcorporaties staan voor grote uitdagingen. Eén daarvan is dat ze efficiënter willen en moeten werken, onder druk van wet- en regelgeving en teruglopende budgetten. Ymere ondervond dat bedrijfsmatig werken en meer focus tot betere resultaten leiden. Zoals directeur Linda Sas stelt: “In alles wat we doen, moet de klant centraal staan. Als wij onze interne processen goed geregeld hebben en duidelijke keuzes maken, profiteert de klant daarvan.”
Linda Sas is als directeur Concernzaken bij Ymere verantwoordelijk voor ICT, Informatiemanagement, HR, Communicatie, Facilitair bedrijf en de Directiestaf. Toen ze aantrad, in de zomer van 2013, werd haar al snel duidelijk dat het bij de woningcorporatie ontbrak aan focus. “Er waren kernwaarden, competenties en stapels plannen, maar het werd maar niet duidelijk waar Ymere nu echt voor stond. Bovendien waren medewerkers vooral intern gericht, terwijl de klant centraal zou moeten staan.”
Linda Sas zag het als een mooie uitdaging om daar verandering in te brengen. Zij creëerde een ‘winning managementteam’ en stelde alles in het werk om een open en klantgerichte cultuur te creëren. Daarnaast pakte ze een ander probleem aan. Het was haar opgevallen dat de helft van de geprioriteerde projecten binnen IT en Informatiemanagement niet werd opgestart. “Dat is natuurlijk vreemd: iets heeft prioriteit, maar niemand mist het als er niets mee gebeurt. Dat was voor mij een duidelijk signaal dat we de zaken anders moesten aanpakken. We zijn gaan kijken welke projecten echt belangrijk waren voor Ymere en daarmee aan de slag gegaan. In andere projecten werd geen euro en uur geïnvesteerd; we hebben echt keuzes gemaakt. In die periode heb ik ook het initiatief genomen om een Projectmanagement Office, PMO, op te zetten.”
Justin Vosveld van SeederDeBoer ondersteunde bij het opzetten van het PMO. Linda Sas: “Ik kende SeederDeBoer nog niet, maar kwam met hen in contact via een ander project dat zij bij Ymere deden. Justin heeft veel ervaring op het gebied van projectmanagement. Hij heeft ons een spiegel voorgehouden. Hij heeft de zaken gestructureerd en ons geholpen sturing aan te brengen. Daarnaast heeft hij een belangrijke bijdrage geleverd aan het beïnvloedingsstuk; de zachte kant van de verandering.
Dankzij zijn inzet loopt het PMO nu als een speer. Alle programma’s hebben een stuurgroep en een klankbordgroep. Er zijn formats voor business cases, projectplannen en rapportages. Er is een dashboard en iedere maand wordt de voortgang besproken in het directieoverleg. We hebben nu een projectprioritering die niet ter discussie gesteld wordt."
Vanuit het PMO is Ymere meer gaan standaardiseren. Daardoor is de bewegingsvrijheid minder geworden. “Dat vindt niet iedereen leuk. Maar mensen zien ook wel in dat deze werkwijze veel meer resultaat oplevert. En dat is belangrijk, want onze bedrijfslasten moeten omlaag. Alles wat we intern uitgeven, kunnen we niet aan woningen besteden.” Dat is ook de reden dat het PMO klein gehouden is, vertelt Linda Sas.
“Na het vertrek van Justin heeft de manager Informatiemanagement het stokje overgenomen. Daarnaast bestaat het PMO uit een projectsecretaris, twee projectmanagers en iemand van onze strategieafdeling die helpt de formats en business cases te beoordelen. En er zijn een paar informatieanalisten nauw bij betrokken.”
In een jaar tijd is er een PMO neergezet waar niemand omheen kan – en wil. “We mogen echt trots zijn op wat we bereikt hebben. Maar wat mij betreft zijn we er nog niet: ik ga me ervoor inzetten om projectmanagement breder uit te rollen bij Ymere, waarbij Agile, Scrum en Lean de toverwoorden zijn. Ja, inderdaad, het ontbreekt mij niet aan implementatiekracht.
“Ymere is een creatieve organisatie waar veel nieuwe initiatieven ontstaan. De valkuil hiervan is dat het door de grote hoeveelheid aan initiatieven soms lastig kan zijn om voldoende aandacht te geven aan individuele projecten. Daarnaast is het de vraag of elk project wel genoeg bijdraagt aan de strategische doelstellingen.'' Verteld Justin.
Linda Sas had al eerder ervaring opgedaan met programmabureaus. Deze ervaring kon ze goed inzetten om ook bij Ymere projectmatig werken te introduceren en meer focus aan te brengen. Zo zijn we tot een PMO gekomen: een loket dat kan helpen in de opstart- en uitvoeringsfase van projecten. Daarnaast zorgt het PMO voor overzicht van afhankelijkheden tussen projecten en brengt de capaciteitsbehoefte in kaart. Voldoet een idee aan de belangrijkste criteria, dan krijgt de medewerker of projectleider steun om het project van de grond te krijgen. Standaardprocessen en adviezen van ervaren projectmanagers helpen om projecten goed uit te voeren en te beheersen. Zo is het PMO uitgegroeid tot een kenniscentrum op het gebied van projecten.
Na veel projectmanagementervaring in de financiële wereld was de corporatiesector voor deze opdracht nog niet heel bekend. Dit bleek juist zeer verfrissend te werken, om door een andere bril te kijken. In alle sectoren is changemanagement een belangrijke succesfactor. Zo’n PMO kan nog zo goed bedacht zijn; als medewerkers de hakken in het zand zetten, wordt het nooit een succes. In zo’n grote verandering moet je mensen echt goed meenemen en hen de ruimte geven voor verandering. Dat is bij Ymere heel goed gelukt. De directie heeft nu veel meer zicht en grip op projecten, medewerkers zijn ermee geholpen en voor het bedrijf levert het betere resultaten op. We hebben echt iets goeds neergezet.“
Deze collega's kunnen je meer vertellen
Justin Vosveld
Pim van der Lienden
Andere inhoud die je wellicht ook interessant vindt
Vergroten van de datavolwassenheid bij Nijestee ..
