Prinses Máxima Centrum – Het nieuwe strategietraject is een geslaagde missie

Het Prinses Máxima Centrum is een onderzoeksziekenhuis waar alle kinderen met kanker in Nederland worden behandeld en de zorg en onderzoek naar nieuwe behandelmethodes geconcentreerd zijn. Ruim 450 onderzoekers en 900 zorgprofessionals werken daarbij nauw samen met Nederlandse en internationale ziekenhuizen en onderzoekscentra, om tot betere behandelingen en nieuwe perspectieven op genezing te komen.

Het in juni 2018 officieel geopende centrum was in Nederland het eerste voorbeeld van centralisatie van zorg. Net als bij de kinderhartchirurgie gingen de eerste stappen daartoe gepaard met een politieke strijd over de precieze inrichting van het wat, wie, hoe en waar. Uiteindelijk werd Utrecht gekozen als centrale vestigingsplek.

Naar meer draagvlak en verbondenheid

In de eerste vijf jaren groeide de organisatie in zowel omvang als professionaliteit. Dit vraagt om een transitie van de pionierscultuur naar een meer doelmatige aanpak, zonder daarbij de innovatiekracht te verliezen. Zo ontstond langzaam maar zeker de behoefte naar een verandering in de manier van werken en leiden. Dat is ook niet vreemd, vindt Jan Maarten van der Zwan, Senior Consultant bij SeederDeBoer. “Een groep specialisten van verschillende ziekenhuizen is vijf jaar geleden gaan samenwerken in Utrecht. De afgelopen jaren zijn deze groepen steeds meer één team geworden. De organisatie wordt daarmee groter. Dit vraagt een andere manier van aansturing, waarbij er meer focus komt op het optimaliseren van de processen. Voor de echte pioniers voelt dit soms als veel bureaucratie.”

De organisatie was dan ook toe aan een nieuwe gezamenlijke strategie. De Raad van Bestuur van het Prinses Máxima Centrum nam daarom eind 2022 contact op met SeederDeBoer. De vraag: ondersteuning bij de ontwikkeling van een gedragen en inclusief strategietraject.

“Onze vorige strategie was destijds door een kleine groep initiatiefnemers ontwikkeld,” zegt Gita Gallé, bestuurder bij Prinses Máxima Centrum. “Daarmee hebben we veel bereikt. Nu zijn we toe aan een nieuwe strategisch koers. Een koers met draagvlak en verbondenheid binnen de organisatie. Daarom hebben we SeederDeBoer gevraagd het proces te begeleiden. Zij zijn goed in het combineren van het ontwikkelen van een strategie en zorgen voor een goed proces, zodat draagvlak en betrokkenheid bij alle medewerkers ontstaat.”

Drie overkoepelende thema’s

Alle medewerkers in de organisatie kregen de mogelijkheid mee te denken en aan te geven waar zij kansen zagen voor de organisatie. Aan de hand van die eerste sessies maakte SeederDeBoer een schets van de thema’s die daarbij naar voren waren gekomen. Voorbeelden van thema’s die in het proces een plek moesten krijgen, waren de spanning tussen zorg en onderzoek, en de tegenstellingen tussen de oude en de nieuwe organisatiecultuur. De verschillende onderwerpen die uit de sessies rolden, waren onder te brengen in drie overkoepelende thema’s: innovatie, organisatie en samenwerking.

Om de thema's breed uit te werken, te verdiepen en mogelijke blinde vlekken op te halen, werden alle medewerkers uitgenodigd voor zogenoemde open space-sessies. Hierin kon iedereen, ongeacht hun functie of ervaring, input leveren op de benoemde thema’s en deze aanvullen of juist aanscherpen. Vanuit de organisatie zelf gingen de logische experts op het betreffende gebied – ook wel de ‘usual suspects’ – de discussie aan met degene die de vraag stelde of een suggestie deed. Zo werd alles besproken, werd ieder punt van discussie of onduidelijkheid afgestemd en ontstonden weer nieuwe inzichten.

Onderwerpen als medisch onderzoek, immunotherapie en kwaliteit van leven vielen onder de noemer ‘innovatie’. Tot ‘organisatie’ behoorden goed werknemer- en werkgeverschap, IT & data en executiekracht – hoe snel breng je onderzoeksresultaten naar het bed in de kliniek? Samenwerking was te verdelen in lokaal (Utrecht), regionaal (Nederland) en internationaal (wereldwijd). Gallé: “Onze status als grootste kinderkankercentrum van Europa schept ook verplichtingen. Om de kennis uit te dragen naar de rest van Europa en de wereld, bijvoorbeeld. Voor alle onderzoeken zijn patiënten nodig. De aantallen in de kinderoncologie zijn laag – ook al vinden wij elk kind één te veel. Dus, samenwerking met ziekenhuizen in het buitenland is een must om voldoende en sneller onderzoek te kunnen doen. Daar hebben alle kinderen in Nederland en daarbuiten baat bij.”

Met werkgroepen naar diepere lagen

De verschillende onderwerpen werden vervolgens uitgewerkt in verschillende werkgroepen, bestaande uit mensen met verschillende achtergronden en functies om elk onderwerp vanuit de verschillende kanten te kunnen belichten.

Gallé: “SeederDeBoer is daarna met de werkgroepen aan de slag gegaan om de verschillende onderwerpen verder uit te werken. Daarnaast organiseerden ze bredere MT-sessies met Theorie-U-werkvormen om de diepere lagen van onze organisatiecultuur te vatten. Zo werden ook de ‘olifanten in de kamer’ besproken. Dat creëerde openheid en een sfeer waarin iedereen gehoord wordt.”

Pitchen met een one-pager

Toen de werkgroepen met elkaar aan de slag gingen, legde SeederDeBoer alle inhoudelijke gesprekken vast. Op basis daarvan ontwikkelde het team een one-pager, die het plan voor het strategische thema op één pagina gestructureerd en bondig samenvatte. Zo konden de verschillende teams met elkaar meedenken én de belangrijkste externe stakeholders, zoals Raad van Commissarissen, OR, cliëntenraad en Vereniging Kinderkanker Nederland, werden hiermee betrokken en geïnformeerd. Dit zorgde ervoor dat alle bevindingen strategisch konden worden ingezet. Met nieuwe open-inloop-consultatiesessies werd de organisatie weer gevraagd feedback te geven. Daarbij deed iedere werkgroep aan de hand van de one-pagers een pitch richting de organisatie. Vervolgens stemde de werkgroep met de financiële afdeling af wat de financiële impact van het plan zou zijn en hoe het beschrevene financieel georganiseerd kon worden. Op basis van alle one-pagers werd uiteindelijk het strategisch stuk geschreven.

Afsluitende sessies

Tijdens een afsluitende sessie keek SeederDeBoer met het leiderschapsteam – dezelfde mensen waar de allereerste sessie mee was gehouden – vooruit: wat betekent de nieuwe strategie voor het dagelijkse werk van iedereen? Ook hier werden de stakeholders, zoals de cliëntenraad, de OR, de Raad van Toezicht, Raad van Advies en de aandeelhouders uitgenodigd voor sessies waarin de bevindingen en de nieuwe strategie werden gedeeld.

Ook Gallé is erg tevreden: “De nieuwe strategie geeft een compleet overzicht van de koers die we met het Prinses Máxima Centrum varen de komende jaren. Maar nog veel meer dan dat, we hebben de strategie echt met elkaar doorleeft en een diepere laag in onze samenwerking aangeboord. Soms kon dat flink schuren, maar het resultaat is dat we nog dichter naar elkaar zijn toegegroeid. De nieuwe strategie is geen luchtkasteel, maar iets waarin we met elkaar vertrouwen hebben om het te gaan waarmaken.”