Nijestee - De nieuwe inzichten van de databewuste woningcorporatie

Data wordt wel ‘het nieuwe goud’ genoemd. Ook bij woningcorporaties kan je er niet meer om heen. Goede data resulteert in betere rapportages, beter onderbouwde besluiten, efficiëntieslagen en meer inzicht in de behoeften van de huurder. Daarom vroeg Nijestee SeederDeBoer om te helpen om de datavolwassenheid te vergroten. Directeur Jan-Gerrit Houtsma deelt zijn ervaringen in dit verandertraject.

Met ruim 14.000 huurwoningen is Nijestee de grootste woningcorporatie in de stad Groningen. Het ideaal van Nijestee is een ongedeelde stad met gemengde wijken waar iedereen prettig en betaalbaar kan wonen. Vanuit dit ideaal wil Nijestee data meer inzetten om tot goede besluitvorming te komen.

“We streven continu naar het vergroten van de huurdertevredenheid,” zegt Jan-Gerrit Houtsma, directeur financiën & informatie bij Nijestee. “Daarnaast streven we naar toekomstbestendig vastgoed, zodat we Groningse huurders ook op de lange termijn tevreden kunnen houden en ons ideaal van een ongedeelde stad kunnen bereiken.”

Een goede organisatie van data is een steeds belangrijker middel om dit doel te bereiken. “Naast het vastgoed is data onze belangrijkste asset. Het geeft inzicht in wat onze huurders nodig hebben, helpt om de kwaliteit van onze werkzaamheden te evalueren en om onze besluiten goed te kunnen onderbouwen.” Zo is data een inmiddels onmisbare schakel in het concretiseren en meetbaar maken van de missie van Nijestee.

Op zoek naar een kwartiermaker data

Maar hoe organiseer je data op zo’n manier dat het je daadwerkelijk helpt bij het bereiken van concrete doelstellingen? Om het datamanagement goed op te tuigen, besloot Nijestee in april 2021 op zoek te gaan naar een kwartiermaker data. Zo kwam de corporatie uit bij SeederDeBoer, die gespecialiseerd is in opdrachten op het gebied van data én ervaring heeft in de woningcorporatiesector.

Houtsma: “Wij waren redelijk blanco in het hele datalandschap, maar iedereen binnen onze organisatie was en is zich bewust van het belang van data en zijn of haar eigen rol hierin. Daarom hebben we SeederDeBoer gevraagd om als kwartiermaker te fungeren en ons aan te geven wat we precies nodig hadden om data te incorporeren in onze organisatie. Ze zijn de organisatie gaan onderzoeken vanuit de vraag: waar sta je en waar wil je naartoe? Daar hebben ze ons verschillende handvatten voor aangereikt.”

Versnipperde data in losstaande systemen

SeederDeBoer begon met het onderzoeken van de drijfveren achter de ambitie van Nijestee; hoe kan data hieraan bijdragen? Ons model van datavolwassenheid bestaat uit 5 niveaus. Hoe datavolwassen was de organisatie en waar wilde Nijestee naartoe groeien? Na interviews en sessies met de directie en medewerkers bleek dat eerst de basis op orde moest worden gebracht om vanuit daar volwassenheidsniveau 3 (data vertelt een verhaal) te kunnen bereiken.

De data binnen Nijestee was namelijk niet voldoende op orde. Systemen binnen Nijestee waren niet goed met elkaar verbonden, en dat zorgde voor veel handmatig werk. Houtsma: “Onze data was versnipperd over verschillende losstaande systemen en onze business intelligence was deels uitbesteed. Op het gebied van data was een wildgroei aan KPI’s en losse projecten. We hadden een grote verscheidenheid aan losstaande doelen.”

De data uitdaging voor woningcorporaties

Woningcorporaties staan voor grote uitdagingen. Ze moeten hun vastgoedportefeuille verduurzamen, maar moeten ook zorgen voor betaalbare woningen en huisvesting van urgente doelgroepen, zoals statushouders. Intussen zetten de inflatie en stijgende rente de huurinkomsten onder druk. In de jaarrekening moeten corporaties hun vastgoed waarderen op basis van de marktwaarde in verhuurde staat. Bij deze marktwaardering helpen sectorstandaarden zoals de VERA (Volkshuisvesting Referentie Architectuur) en de CORA (Corporatie Referentie Architectuur) in het uitwisselen van data tussen verschillende systemen van de corporatie. Specifieke datagedreven uitdagingen die hieruit voortvloeien zijn:

- Er is sprake van verouderde data; de datakwaliteit moet op orde worden gebracht.

- Data is voornamelijk gericht op verantwoording, minder op sturing en innovatie.

- Data-uitwisseling met samenwerkingspartners; hiervoor moeten data standaarden worden gecreëerd.

- Data-governance staat nog in de kinderschoenen: Een visie en organisatiestructuur zijn hard nodig.

- Subjectieve onderwerpen als leefbaarheid moeten meetbaar worden gemaakt.

Een nieuw datalab

Om de versnippering van systemen met gefragmenteerde data aan te pakken, maakte SeederDeBoer een architectuurplaat, waarop de vele systemen binnen Nijestee en de benodigde datastromen tussen die systemen in kaart waren gebracht. “Zo hadden we diverse rapportagesystemen en rapporteerden we niet volgens één standaard. Dat is nu in één systeem ondergebracht, Power BI.”

Omdat iedereen in de organisatie iets met data doet, kreeg Nijestee ook het advies een datalab te creëren. Het datalab brengt de versnippering en fragmentatie in kaart. En met deze data governance wordt ervoor gezorgd dat data-eigenaarschap duidelijk in de organisatie is geïntegreerd. Daarnaast wordt, binnen de gecreëerde kaders, in het datalab ruimte geboden waar specialisten zich volledig kunnen richten op het toevoegen van waarde met data.

“We hebben nu zo’n datalab, met twee datastewards en twee data-analisten die continu met data bezig zijn. Data is nu op de kaart gezet binnen Nijestee. Wat eerst los zand was, heeft nu veel meer structuur, want mensen weten nu waar ze voor bepaalde data of data-gerelateerde vragen moeten zijn.”

Data-eigenaarschap en een datacommissie

Het integreren van datastewards en analisten heeft ongetwijfeld bijgedragen aan een helderder beeld over waar de medewerkers voor specifieke data terecht kunnen. Echter, de kern van dit begrip is groter dan dat. Het benoemen van data-eigenaarschap en de oprichting van een datacommissie zijn ook cruciale stappen geweest om data-eigenaarschap binnen de organisatie te beleggen. Hiermee zijn data-vraagstukken duidelijk toegewezen en gecentraliseerd in één specifiek orgaan.

Inzicht in huurdertevredenheid

Om de data op orde te brengen benoemde SeederDeBoer twee concrete use cases. Successen moeten immers ook gevierd worden; werken met data is leuk! De eerste use case draaide om het verhogen van huurdertevredenheid door optimale dienstverlening. Maar in hoeverre was data die de huurdertevredenheid in kaart bracht eigenlijk aanwezig? En hoe zou Nijestee haar dienstverlening op basis van deze data kunnen optimaliseren?

Nijestee heeft met allerlei huurders te maken, die om verschillende redenen contact opnemen. “Maar waarover ze hadden gebeld, hadden we niet altijd goed in beeld. En als je dat niet weet, weet je ook niet hoe je je dienstverlening daarop moet inrichten. Hoeveel contactmomenten zijn er geweest met een huurder? Is het probleem van de huurder direct opgelost? Welke feedback heeft de huurder gegeven? SeederDeBoer heeft geholpen dergelijke data in een nieuw systeem onder te brengen. Dat geeft veel meer inzicht in klantcontacten, waardoor vragen veel sneller te behandelen zijn.”

“Met de hulp van SeederDeBoer kunnen we nu zelfstandig de juiste data inzetten om goede besluiten te nemen.”

Jan-Gerrit Houtsma

Directeur financiën & informatie bij Nijestee

Gestructureerde vastgoeddata

De tweede use case betrof de rol van data om de toekomstbestendigheid van het vastgoed te waarborgen. In het onderzoek van SeederDeBoer stond de volgende vraag centraal: Hoe kan Nijestee deze vastgoeddata beter structureren?

Houtsma: “Wij moeten ons bezit waarderen op marktwaarde, en die waarde staat op onze balans. De data die daar onder ligt, bepaalt mede de waarde van het vastgoed. Dankzij de use case zijn we in staat betere data voor die marktwaardering te vinden en te gebruiken. Door dergelijke data op orde te brengen, kunnen we de business aan meer inzichten helpen voor goed assetmanagement en effectieve communicatie richting de huurders. We kunnen bijvoorbeeld zo ook gerichter onderhoud plegen aan onze gebouwen.”

Goede stappen

“SeederDeBoer heeft onze data-vraagstukken heel goed aangepakt. Het is een katalysator geweest voor het verbeteren van onze data. Wat mij erg aansprak is dat ze heel goed snappen wat je als organisatie nodig hebt. Het was niet zo dat we omvielen als organisatie door onze data niet goed genoeg op orde te hebben, maar het kon heel veel beter. Ze hebben een eigen model dat aangeeft waarin je moet groeien om tot een bepaalde datavolwassenheid te komen. En dat zijn we nu aan het toepassen.”

In de zomer van 2022 leverde SeederDeBoer het eindrapport op. “Daar hebben wij verschillende actiepunten uit gepakt. En die zijn wij nu aan het integreren. Dat is deels operationeel werk – bijvoorbeeld het verder op orde krijgen van de data voor de marktwaardering. Anderzijds heeft het ook een sterke strategische component – waar wil Nijestee over 3 jaar staan op het gebied van data? Welk niveau van datavolwassenheid streven we precies na en hoe komen we daar? Uiteindelijk gaat het erom dat we met de hulp van SeederDeBoer nu zelfstandig de juiste data kunnen inzetten om goede besluiten te kunnen nemen.”

Hoe datavolwassen is jouw woningcorporatie?