SEEDERDEBOER

EXPERTISE

NATIONALE POLITIE - HOE EEN BETERE SAMENWERKING BINNEN DE POLITIE LEIDT TOT EEN VEILIGER NEDERLAND

Nationale Politie - Hoe een betere samenwerking binnen de politie leidt tot een veiliger Nederland

De dienst Communicatie van de politie vertelt het verhaal van de politie in al zijn facetten en op diverse kanalen, van social media tot Opsporing Verzocht en van communicatieadvies tot het organiseren van congressen en evenementen. Doel is om verbinding met de samenleving en de organisatie te houden en te versterken en daarmee bij te dragen aan een veiliger Nederland. Samen met SeederDeBoer zetten de verschillende communicatieafdelingen stappen naar een betere samenwerking.

In een open samenleving als de onze kan de politie haar werk – werken aan een veiliger Nederland – alleen doen als burgers vertrouwen hebben in dit instituut. Want het zijn de inwoners die (vaak vrijwillig) hun medewerking verlenen aan een onderzoek of aangifte doen, en daarmee informatie delen. De taak van de dienst communicatie is bijdragen aan het behouden en het vergroten van het interne en externe vertrouwen in de politie. Dat doet de dienst niet alleen, maar samen met de andere onderdelen van de politieorganisatie.

Succesformule ‘Opsporing Verzocht’

Een paradepaardje op het gebied van politiecommunicatie is het tv-programma Opsporing Verzocht, dat alweer bestaat sinds 1982. “Boeven vangen met communicatie,” vat Frédérique de Vries, hoofd Communicatie bij de politie, de succesformule samen. “Zeker 50% van de zaken die je daar inbrengt, leidt tot een verdachte en meestal tot succes in de rechtszaal.”

Opsporing Verzocht is zogeheten opsporingscommunicatie en valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Producties en Congressen van de dienst Communicatie. Die bestaat verder uit de volgende drie afdelingen:

Account en Advies: de communicatieadviseurs van de politie die zich bezighouden met strategische vraagstukken (bijvoorbeeld: hoe communiceren we het beste over een onderwerp en welke middelen kunnen we het beste inzetten?).
Korpsmedia: het communicatiebureau binnen de politie dat zich richt op zowel geschreven als audiovisuele content voor alle landelijke kanalen van de politie. Denk aan Instagram, YouTube, Facebook, maar ook aan het personeelsmagazine Blauw magazine.
Innovatie en Onderzoek: deze experts vertalen trends en inzichten binnen het vakgebied naar toepasbare communicatiestrategieën en -middelen. Ook zorgen ze voor vakontwikkeling voor communicatieprofessionals. Maar bovenal doen ze onderzoek naar het vertrouwen in en reputatie van de politie en naar het effect van de communicatie.

Van graphic designer en strategisch communicatieadviseur tot onderzoeksjournalist – zo’n 140 experts in de meest uiteenlopende disciplines werken binnen deze vier afdelingen. Hoe nauwer er onderling wordt samengewerkt, hoe beter: enerzijds scheelt dat overhead, anderzijds behaal je door kennis, skills en expertise te delen gewoon betere resultaten.

Naar een betere samenwerking

Nu werden er al wel jaarplannen voor de vier afdelingen en hun gezamenlijke doelen geschreven, maar die verdwenen gewoonlijk in een diepe la, waarna er toch vooral volgens de waan van de dag werd gewerkt. Bij Korpsmedia werd wel al gewerkt met het formuleren van concrete doelen en ook bij Account en Advies waren stappen gezet in het werken met jaardoelen en deze vertalen naar jaardoelen. Maar hoe dit te vertalen naar de hele dienst? Reden voor de politie om op zoek te gaan naar een strategische partner om de interne samenwerking naar een hoger niveau te tillen. Het was daarbij belangrijk dat de organisatie niet bleef steken op het niveau van plannen maken, maar ze ook daadwerkelijk zou uitvoeren om zo resultaatgerichter te worden. De keuze viel op SeederDeBoer na een eerdere samenwerking die goed was bevallen.

Aan de slag!

Fase één van de opdracht bestond uit onderzoek doen. In gesprekken met de MT-leden van de vier afdelingen stelde senior consultant Anneleen de Vreugd vragen als: wat is de historie, waar komt de organisatie vandaan en hoe staat het er nu voor ten aanzien van de strategie-uitvoering? Ze kwam tot de conclusie dat het zinnig was een methodiek die reeds gebruikt werd door Korpsmedia toepasbaar te maken voor de hele dienst, wat de sturing makkelijker zou maken. Concreet betekende dit om te gaan werken met overkoepelende jaardoelen en kwartaalresultaten voor de gehele dienst, schreef ze in haar advies. “Een methodiek inrichten werkt echter alleen als er ook aandacht is voor leiderschap en gedrag,” vult De Vreugd aan. “Daarom omvatte de implementatie zowel de methodische kant als leiderschapssessies.”

De dienst Communicatie kon zich hierin vinden en dus begon de volgende fase: de implementatie. “Hoe zorg je dat het echt gaat werken?” vat hoofd Communicatie De Vries samen.

Om de organisatie te laten kennismaken met de nieuwe manier van (samen)werken, organiseerde SeederDeBoer een aantal sessies. De Vries is positief over de manier waarop deze bijeenkomsten vorm kregen. “Door allerlei verschillende werkvormen werd het echt interactief. Wat ik knap vind: elke keer organiseerde SeederDeBoer een ander soort sessie die paste bij wat we gingen doen.” Zo werd de Mentimeter ingezet in een sessie over de sturingsprincipes. Door met deze tool specifieke feedback op te halen bij kleine groepen, werden er snel resultaten geboekt. SeederDeBoer heeft daarnaast allerlei nieuwe werkvormen geïntroduceerd waarmee veel resultaten zijn behaald. Zoals de ‘drie biggetjes’, intervisie en een methode – governance meeting genoemd – om in een aantal rondes een probleem tot een oplossing te brengen.

Het resultaat

Nog steeds schrijft de dienst Communicatie elk jaar een plan voor de begroting. Maar sinds kort verdwijnt dit document niet in de la, maar vormen de jaardoelen de leidraad voor de kwartaaldoelen van alle afdelingen, die op hun beurt de dagelijkse activiteiten op de werkvloer bepalen. Door datagedreven te werken wordt bovendien de vinger aan de pols gehouden.

Het leiderschapsteam werkt inmiddels veel meer als een collectief. Hoewel er uiteraard stappen kunnen worden gezet om de samenwerking nóg beter te maken, kijkt De Vries tevreden terug naar de meters die haar teams hebben gemaakt. Samen met SeederDeBoer, die ze beschrijft als ‘een fijne partner die gewoon lekker aan de slag gaat en met innovatieve ideeën komt’.