Registratie aan de bron — een turbulente reis die vroeg om pionierschap van alle betrokkenen

SeederDeBoer ondersteunde Registratie aan de bron met het verbeteren van de zorg door het verwezenlijken van het eenmalig, eenduidig vastleggen van zorginformatie voor hergebruik. Een turbulente reis waarbij de uitdaging was om het primaire zorgproces duurzaam te verbinden met techniek, rekening houdend met de perspectieven en belangen van alle stakeholders.

Zorginformatie voor meervoudig gebruik

Omdat er niet werd gekozen voor de invoering van een landelijk elektronisch patiëntendossier zijn ziekenhuizen hun eigen systeem gaan inrichten. Dit bemoeilijkt elektronische gegevensuitwisseling tussen betrokkenen in de zorgketen. SeederDeBoer ondersteunde Registratie aan de bron in de afgelopen 5 jaar bij diverse trajecten om de zorg nog beter te maken door zorginformatie eenmalig, eenduidig vast te leggen voor meervoudig gebruik. Daarbij hebben wij onder andere een aantal pilotprojecten/implementaties in verschillende ziekenhuizen gerealiseerd. In deze specifieke case richten we ons op het laatste traject dat SeederDeBoer heeft mogen leiden: de implementatiestrategie.

Optimale zorg door juiste en complete zorginformatie

Het digitaliseren van gegevens biedt de mogelijkheid gegevens her te gebruiken met het doel om nog betere zorg te leveren, met minder administratieve lasten. Hiertoe is het noodzakelijk dat er een ‘eenheid van taal’ wordt gecreëerd en gebruikt. Zo hanteren zorgprofessionals vaak verschillende talen en werken leveranciers met verschillende technieken. Om in een context met diverse wensen en smaken te komen tot standaardisatie is complex. Hoe verbind je nu de verschillende systemen en stakeholders op zo’n manier dat optimale zorg, vanuit de juiste en complete zorginformatie wordt verzekerd?

Onze werkwijze

Om te komen tot de beste zorg voor de individuele patiënt is de juiste informatie op de juiste plek een vereiste. Oftewel hoe kunnen we het principe van Registratie aan de bron breed implementeren? Nadat in eerdere projecten was aangetoond dat eenmalig, eenduidig vastleggen van zorginformatie voor meervoudig gebruik mogelijk is hebben SeederDeBoer en Registratie aan de bron in dit traject 4 fases doorlopen, van de Verkenningsfase leveranciersmanagement tot en met de Implementatiestrategie registratie aan de bron.

Voor de start van de reis, de implementatiestrategie, hebben we goed geluisterd naar de wensen uit het veld: ‘wat kan of moet Registratie aan de bron nog doen in de resterende tijd van het programma’. Door interviews met leveranciers, zorgaanbieders, zorgprofessionals, koepels en andere belangrijke stakeholders hebben we input opgehaald om het vervolgtraject, de implementatiestrategie, vorm te geven.

Na de verkenningsfase hebben we een sponsorgroep gevormd met vertegenwoordigers uit het veld. Samen met hen hebben we een viertal sessies ontworpen om de verschillende partijen dichter bij elkaar te brengen en begrip te creëren voor elkaars perspectief. Op basis hiervan hebben we de agenda’s voor de sessies opgesteld, de genodigden bepaald en plannen bijgesteld: het startpunt van onze reis.

De reis was uitdagend en allesbehalve saai. Door Corona was het niet mogelijk om vier keer fysiek bij elkaar te komen. De startbijeenkomst van de reis was fysiek en onderweg hebben we samen nog 3 online sessies gehad. De toepassing van Theory U om mensen en de perspectieven bij elkaar te brengen was onconventioneel en lang niet altijd comfortabel. Maar hieruit vloeiden zeer waardevolle gesprekken voort die onderweg veel wederzijds begrip hebben opgeleverd tussen de verschillende stakeholders.

De bestemming is nog steeds een stip op de horizon. Om de juiste weg te bepalen blijft het bijeenbrengen van de partijen en perspectieven essentieel. Alleen zo kunnen we komen tot de gezamenlijke routekaart die ons succesvol naar de eindbestemming brengt. De uiteindelijke missie, daar is iedereen het over eens: de beste zorg voor de individuele patiënt. Ook ziet iedereen in dat eenduidig vastleggen voor meervoudig gebruik daar essentieel voor is. Maar het samenbrengen van theorie en praktijk en de verbinding van de verschillende stakeholders die hiervoor nodig is, daarin moeten alle betrokkenen blijven investeren. Dat is wat deze reis uiteindelijk tot een succes gaat maken.

Inzichten

Het belangrijkste dat deze reis heeft opgeleverd is dat er een beweging in gang is gezet die niet meer te stoppen is. Én dat hierin het zorgproces centraal staat. Het resultaat van de sessies van de implementatiestrategie zijn aanbevelingen die zijn meegenomen in het eindrapport van het programma. Het programma is ten einde, de missie staat overeind. De besturen van de verschillende koepels ondersteunen het rapport. De vraag die open staat is ‘wie pakt de handschoen op’.

Er was tijdens de reis een spanningsveld tussen de menselijke en de technische, systemische kant van de zorg. Het was belangrijk om bij het bepalen van de juiste conceptuele en technische route de menselijke component en daarmee het primaire zorgproces van de reis helder voor ogen te houden en vice versa. Het resultaat is dat iedereen nu inziet dat Registratie aan de bron de zorg écht beter maakt. En daar zijn we met elkaar heel trots op!