Een gedragen visie en besturingsmodel voor een huisartsenorganisatie

De huisartsenorganisatie levert huisartsenspoedzorg in de avond, nacht en het weekend. In organisatorische zin liep het al tijden niet bepaald goed. “Er was bestuurlijke onrust: huisartsen wilden meer betrokken zijn bij bestuurlijke zaken en inspraak hebben in medisch-inhoudelijke onderwerpen”, vertelt Sanne Vorstermans. “Na het vertrek van het voltallige bestuur werd een interim-bestuurder aangesteld. De vraag diende zich aan of de huidige rechtsvorm nog voldeed aan de behoeften van de huisartsen. De organisatie had behoefte aan een nieuw besturingsmodel en een nieuwe, duidelijke visie waar alle leden achter stonden.” SeederDeBoer kreeg de vraag om dit in goede banen te leiden.

Nieuw besturingsmodel

SeederDeBoer bracht in korte tijd de verschillende opties voor de rechtsvorm in kaart en gaf aan wat de consequenties in de praktijk zouden zijn, onder andere voor het besturingsmodel. Uiteindelijk ging de voorkeur uit naar een coöperatie, een rechtsvorm die veel eerstelijnsorganisaties goed past. Sanne: “In deze rechtsvorm is de betrokkenheid van de leden bij de besturing en besluitvorming duidelijk geregeld. De leden zijn via de Algemene Ledenvergadering het hoogste orgaan. Het nieuwe besturingsmodel wordt ingericht conform de vereisten van de coöperatie. Daarbij komt er een kleiner bestuur, waarvan tenminste één arts, en daaronder een algemeen en medisch manager.”

Visiewerkgroep

Naast het advies over de nieuwe rechtsvorm en het besturingsmodel ging SeederDeBoer aan de slag met een ander vraagstuk: hoe komen we tot een heldere visie en een strategie waar iedereen zich in kan vinden? Geen eenvoudige vraag in een organisatie van ruim tachtig huisartsen en een grote groep ondersteunende medewerkers, die vanuit hun eigen expertise en referentiekader werken en niet op alle fronten dezelfde ideeën en belangen hebben. De huisartsenorganisatie had in voorgaande jaren zelf al enkele pogingen gedaan, maar het wilde niet lukken om tot een gedragen visie te komen.

Sanne: “Bij SeederDeBoer weten wij hoe belangrijk het is om de mensen uit de organisatie te betrekken bij de planvorming. Mensen ruimte en vertrouwen geven en echt naar hen luisteren leidt niet alleen tot betere plannen, maar uiteindelijk ook tot een makkelijkere ingebruikname hiervan.” SeederDeBoer begeleidt dit soort processen bij organisaties in diverse sectoren. “Wij ontwikkelen passende werkvormen, zorgen dat op de juiste niveaus geschakeld wordt, en waarborgen een goed en snel resultaat.”

Betrekken van de mensen

Ook bij de huisartsenorganisatie lag de sleutel in het betrekken van de mensen. Het SeederDeBoer-team werkte daarom samen met een visiewerkgroep waarin de huisartsen en ondersteuners vertegenwoordigd waren. Bas van der Kolk was hierbij betrokken. “Voorafgaand aan de eerste werksessie heb ik de ontwikkelingen in de eerstelijnszorg en in de regio in kaart gebracht. Op deze manier kregen we een goed beeld van de context waarin de huisartsen, coördinatoren en triagisten hun werk doen én ontdekten we waar verbetermogelijkheden waren.”

Zo bleek dat deze huisartsenorganisatie, net als veel branchegenoten, maar weinig gebruikmaakte van technologie. Bas: “In de werksessies hebben we daar veel aandacht aan besteed. We hebben voorbeelden gegeven van diverse toepassingen, zoals de inzet van beeldbellen of het inrichten van een online agenda om afspraken in te plannen. Dat leidde tot veel enthousiasme bij de visiewerkgroep. Er ontstond een sfeer van inspiratie en samen op zoek gaan naar verbetermogelijkheden.”

Een efficiënte organisatie

Met de informatie uit de werksessies kon SeederDeBoer goed uit de voeten. Het was de basis voor het concept-visiedocument dat Sanne en Bas opstelden en voorlegden aan de huisartsenadviesraad; het klankbord en adviesorgaan voor het bestuur. Sanne: “De raad vond de visie in eerste instantie te algemeen. Wij hadden dat al voorzien en hadden een onderliggend plan gemaakt dat meer concretisering bood. In een visie is het noodzakelijk om wat algemener te zijn, zodat deze voor langere tijd bruikbaar is en vanuit verschillende perspectieven ingevuld kan worden. In de visie staat bijvoorbeeld dat het streven is ‘een efficiënte organisatie’ te zijn. In het uitwerkingsplan hadden we aangegeven wat dat dan in de praktijk betekent en op welke terreinen er kritisch naar de kosten gekeken kon worden. Zo ontstond ook bij de huisartsenadviesraad het nodige draagvlak.”

Spannend moment

Tot slot vond een plenaire bijeenkomst plaats waar alle huisartsen en ondersteunende medewerkers aanwezig waren. Bas: “Er waren al veel mensen betrokken in het hele proces, ongeveer een derde van de organisatie. Daardoor was er veel draagvlak. Er werd besloten dat het bestuur de visie presenteerde tijdens de plenaire sessie.

Sanne en Bas hadden vertrouwen in het zorgvuldige proces, maar het was toch een spannend moment. “Er kwamen al snel een paar kritische vragen uit de groep. De werkgroepleden hadden daar direct een goed antwoord op. Ze lieten hun collega’s zien dat overal aan gedacht was en dat er echt een gedegen visie lag. Dat gaf de groep veel vertrouwen.” Op dat moment wisten Sanne en Bas dat hun project geslaagd was. “Voor veel mensen voelde de visie echt als iets van henzelf. Precies wat we wilden bereiken!”

Het resultaat mag er zijn: een gedragen visie, een nieuwe rechtsvorm en een bijpassend besturingsmodel. Wat de huisartsenorganisatie zelf niet lukte, is met de inzet van SeederDeBoer alsnog gerealiseerd, in enkele maanden tijd. Op basis hiervan formuleert het bestuur welke activiteiten de komende tijd uitgevoerd moeten worden. De huisartsenorganisatie heeft weer een duidelijke richting en focus.

Samenwerking

Als Bas terugkijkt op dit traject, denkt hij vooral aan wat het oplevert om open gesprekken te voeren. “De deelnemers waren enthousiast en gedreven tijdens de werksessies; iedereen wilde gehoord worden. Veel onderwerpen passeerden de revue, ook zaken die mensen hoog zaten. Door naar elkaar te luisteren en ruimte te bieden voor emotie en meningen kwam er meer begrip voor elkaar. Er ontstond verbinding en een wij-gevoel dat mede bijdroeg aan draagvlak en eigenaarschap.”

Ook Sanne zag dat de sessies de nodige bijvangst opleverden. “Huisartsen zeiden tegen triagisten: jullie doen zulk goed werk en zijn zo belangrijk voor de huisartsenpost. Het uitspreken van die waardering leidde tot meer verbondenheid en begrip. Door dergelijke onderwerpen in een organisatieperspectief te plaatsen, groeide gaandeweg ook het besef dat het nodig is om meer samen te werken. Iedereen in de zorg loopt tegen vergelijkbare problemen aan, bijvoorbeeld om goed personeel te werven. Als je daarin samen optrekt, sta je veel sterker.”