Transformeer jouw woningcorporatie met een succesvolle ERP-implementatie

Veel woningcorporaties moeten binnen het komende jaar een keuze maken voor het vernieuwen van hun ERP-systeem. Zo'n ERP-implementatie is een complex proces dat veel vraagt van de organisatie en haar medewerkers en de markt van pakketaanbieders is sterk in beweging. Aareon, NCCW en Cegeka-dsa zijn samen goed voor bijna twee derde van het marktaandeel, maar er zijn ook nieuwe spelers bijgekomen die zich richten op innovatie en moderne technieken. Hoe maak je de juiste keuze, wat komt er kijken bij een succesvolle implementatie en hoe richt je het systeem optimaal in? In dit artikel geven we je acht bruikbare tips en nemen we je mee door de zes fases van een ERP-implementatie zodat jij weet wat je te wachten staat.

Een software-implementatie is meer dan alleen het implementeren van een systeem; het is een organisatieverandering. Door deze trajecten op die manier te benaderen, kun je de toegevoegde waarde van een systeem volledig benutten. Met de toenemende complexiteit van de wereld om ons heen worden deze verandervraagstukken ook steeds ingewikkelder. Zo ook het implementeren van een ERP-systeem, want geen organisatie en geen mens is hetzelfde. Het is daarom vooral een veranderopgave die alleen succesvol kan zijn als er goede samenwerking is binnen de organisatie en met de betrokken partners en leveranciers.

Een ERP-implementatie is dus niet alleen het installeren van een softwarepakket en kan nooit als los project worden gezien binnen de organisatie. Het systeem wordt door iedereen binnen de organisatie gebruikt, waarbij elke afdeling zijn eigen eisen en wensen heeft. Denk aan een afdeling Woonservice die binnen het ERP- systeem vastgoeddata wil terugzien om vragen van huurders zo goed mogelijk te kunnen beantwoorden, terwijl Asset Management deze data liever in een gespecialiseerd systeem onderbrengt. Of denk aan de benodigde integraties voor Onderhoud met hun meerjaren onderhoudsplanning systeem. Deze verschillende wensen, verspreid over de gehele organisatie, moeten vooraf inzichtelijk worden gemaakt en bij elke fase in het implementatietraject worden meegenomen.

De zes fasen binnen een (ERP) implementatietraject

1. Selectie

Bij het selecteren van het systeem is het cruciaal om het nut en de noodzaak duidelijk te maken. Dit doe je door de onderliggende vraag te bepalen en een Request For Information (RFI) en Request For Proposal (RFP) traject uit te voeren om tot de juiste selectie te komen.

2. Voorbereiding

Vervolgens begint de voorbereidingsfase door het schrijven van een implementatie- en veranderplan. In deze fase worden de technische en functionele requirements en processen verder uitgeschreven, met aandacht voor de verschillende perspectieven binnen de organisatie. Tijdens de implementatie kan hieraan worden getoetst.

3. Realisatie

In de volgende fase wordt de daadwerkelijke implementatie gerealiseerd aan de hand van een projectplanning en veranderstrategie. De technische inrichting van het systeem wordt gedaan en getest, integraties met andere applicaties (bijvoorbeeld WoningNet, VABI Energie, PowerBI) worden ingericht, maar ook nieuwe procesbeschrijvingen en werkinstructies worden beschreven voor alle gebruikers. Deze nieuwe manier van werken wordt overgedragen door middel van trainingen en communicatie.

4. Gebruik

Tijd voor de Go-live en de start van de gebruikfase. Aan de hand van een communicatiecampagne en duidelijke instructies voor eindgebruikers wordt het nieuwe systeem in gebruik genomen. Om de gebruikers te ondersteunen staat een nazorgteam klaar en helpt het eerstelijns support team met het beantwoorden van eventuele vragen.

5. Beheer

Na deze fase wordt het beheer van de software overgedragen aan de afdeling verantwoordelijk voor applicatie-beheer binnen de organisatie. Om dit goed over te dragen naar de lijn is een beheerplan nodig en een uitgebreide overdracht.

6. Optimalisatie

Dit leidt tot de laatste fase: optimalisatie. Aan de hand van een roadmap en de geleerde lessen en ervaringen kan er gewerkt worden aan het doorvoeren van verbeteringen. Bij al deze fasen liggen valkuilen op de loer en worden fouten gemaakt. Zijn deze te vermijden en te voorkomen? Jazeker!

Je dient bovenal aandacht te hebben voor het samenspel van het proces, systeem, organisatie, mens en cultuur. Het succes hangt af van de acceptatie van het nieuwe systeem en bijbehorende processen door medewerkers. Zij moeten goed zijn opgeleid, er moet support zijn en draagvlak worden behouden binnen de organisatie. Dit zijn een aantal zaken die tijdens een implementatie constante aandacht vereisen. Voor het slagen van een ERP-implementatie is verandermanagement dan ook van groot belang.

Acht tips voor een succesvol implementatie traject

1. Implementeren kost tijd, onderschat dit niet;
2. Zorg dat de nut en noodzaak van de software implementatie duidelijk is voor iedereen binnen de organisatie;
3. Deel een duidelijke, overzichtelijke en realistische planning en blijf die met regelmaat toetsen;
4. Creëer een hoge betrokkenheid bij medewerkers door hen te betrekken bij de fases van de implementatie;
5. Zorg dat er genoeg kennis en kunde aanwezig is. Bedenk vooraf wat je zelf kan oppakken, in termen van procesontwerp, implementatie en/of techniek, maar ook waar je externe leveranciers voor nodig hebt;
6. Maak medewerkers binnen verschillende afdelingen vrij om tijd te investeren in het project;
7. Beschrijf duidelijk de nieuwe processen en werkinstructies;
8. Voorkom frustratie bij gebruikers door een nazorgteam samen te stellen dat vanaf dag één klaarstaat om alle vragen snel te beantwoorden.

ERP implementatie training

Bij SeederDeBoer hebben wij een leerzame, interactieve en enthousiasmerende ERP Implementatie training klaarstaan die perfect is voor een team dat aan dit complexe traject begint. Tijdens deze training zullen de deelnemers daadwerkelijk het implementatieproces doorlopen door middel van het bouwen van een Rube Goldbergmachine waarin ook twee robots geïntegreerd zijn. Door middel van de training krijgen deelnemers een doorgrondig begrip van de verschillende fasen van een ERP-implementatie. Door deze ervaring kunnen deelnemers beter begrijpen hoe deze complexe processen werken en zijn ze beter voorbereid om deze uitdagingen aan te gaan op de werkvloer.

Wil je meer weten, loop je ergens tegenaan of heb je vragen? Vanuit SeederDeBoer staan ervaren professionals klaar om een helpende hand te bieden. Neem gerust contact met ons op.