Getting things done: een procesgerichte aanpak — René Seeder

Hoe kijk jij naar processen?

“Processen zijn de basis van alles. Dat begint al op metafysisch en fundamenteel niveau. Het leven bestaat uit stromen en standen. Als jij jouw omgeving beschrijft, dan beschrijf je iets wat of in verandering is, namelijk het water dat stroomt. Alle werkwoorden hebben betrekking op iets dat verandert. Of die een situatie duiden, zoals het ís. Dat zijn standen. In het leven gaan we altijd van toestand één naar toestand twee. Verandering staat aan de basis van alles in deze wereld en we leven permanent in een verandering.”

Hoe neem je deze visie mee in je werk?

“Negen van de tien automatiseringstrajecten gaat verkeerd, doordat het één grote warboel is van processen. Mensen willen vooral lekker bezig zijn met de verandering. Bij mij is één ding heilig en dat is het resultaat. Je kunt óf al je aandacht besteden aan de toestand óf je kunt al je aandacht besteden aan de verandering.

De mens veranderen, is uiterst complex. Als je bij de basis begint, kom je bij bedrijfsprocessen uit. Laten we dat op orde krijgen, want dat is de meest “harde” kant waar je op kan sturen.”

Hoe en waar begin je?

“Ik begin met een procesanalyse. Hoe zien de processen er precies uit? Wat gaat er door de processen heen? Hoe zijn de bewerkingstijden? Welke rollen zijn betrokken in het proces? Ik ben dan alleen nog maar aan het rekenen en aan het ijken. Past het aantal FTE in de organisatie bij de capaciteit die het proces vraagt? Dat is geen politiek gegeven, dat kan ik optellen en aftrekken.

Als ik naar bedrijfsprocessen kijk en ik zet het vergrootglas erop, kom ik weer stromen en standen tegen. Iemand doet een bewerking van een paar minuten en daarna is het drie dagen wachten. Je hebt de stand van het wachten en de stroom van de activiteit. Een procesanalyse is eigenlijk altijd een wachtrijanalyse. Zo lang wij in deze wereld leven, zijn de wachtrijen honderd keer langer dan de bewerkingstijden. Het is hier een kwestie van rekenen en héél goed meten van activiteiten. Als de bewerkingstijd een uur is en de doorlooptijd een week, betekent dat dat er een torenhoge voorraad voor ligt.”

Hoe ga je verder?

“Na de procesanalyse kijk ik naar de change kant. Hoe gaan we dat nou anders doen? Hoe gaan we dat anders bemannen, welke rollen zetten we erop, hoe gaan we de mensen opleiden, hoe gaan we het besturen? De mooiste aanpak hierin is de Socratische. Aan de onderkant van de analyse de mensen in de organisatie bevragen of ze het ook zien. Hier ga je knabbelen en de onlogica van wat er nu uitkomt voorleggen. En hoe we het anders kunnen doen.”

Hoe kom je uiteindelijk tot verandering?

“Op deze manier kom je terecht in de autonomie van de aanpak. Dat is mijn ultieme doel. Als je daar eenmaal in doorgaat, is er geen houden meer aan. Ik breng de huidige fysieke situatie in kaart en daarna wat er in essentie gebeurt. Als je in essentie kijkt, wat willen we dan veranderen? Daar komt een nieuw logische situatie uit, met meestal maar een paar veranderingen. Vaak is de vraag of we het moeten digitaliseren of niet. Dat is gewoon logica. En dat vindt de klant heel eng. Want er komt een voor de hand liggende oplossing uit. Je kunt er geen politiek spelletje mee spelen. En zo kom je uiteindelijk bij de nieuwe fysieke werkelijkheid uit. Op deze manier, met deze procesgerichte aanpak, kom je met logica tot oplossingen. Er zijn nog duizend en één andere dingen die je kan doen, maar laten we ons eerst richten op waar we goed in zijn: getting things done.”